7 Cara Menerima Telepon yang Baik di Perusahaan

Cara Menerima Telepon yang Baik - "Hallo", "Hallo dengan siapa nih?". Hal tersebut adalah contoh percakapan menerima telepon yang lumrah dan biasa terjadi dalam kehidupan sehari-hari.

Baik itu percakapan di telepon pribadi alias handphone atau percakapan melalui sambungan telepon rumah. Hampir semua orang melakukannya.

Karena kelaziman percakapan itu, apakah kita dapat menerapkan cara menerima telepon tersebut di dalam sebuah perusahaan?

Rasanya hal tersebut kurang tepat. Dan bisa dikatakan kurang baik. Status perusahaan tidak sama dengan kedua hal tersebut.

Cara Menerima Telepon yang Baik di Perusahaan.

Posisi telepon perusahaan adalah "milik publik". Maka ketika seseorang menelepon ke perusahaan, ada kewajiban dari pihak perusahaan untuk memberikan informasi yang jelas dan terang kepada si penelepon.

Agar pembahasan ini mudah dimengerti, kita bagi dua pokok dari komunikasi Cara Menerima Telepon.

1. Eksternal Perusahaan.
2. Internal Perusahaan.

Cara Menerima Telepon yang Baik Eksternal Perusahaan

Biasanya sambungan telepon diterima oleh dua pihak berikut:

1. Resepsionis kantor.
2. Customer care atau Customer Service.

Telepon yang masuk ke resepsionis biasanya berhubungan dengan hal yang umum.

Sedangkan panggilan telepon yang bersifat khusus seperti keluhan pelanggan ditangani oleh pihak customer service. Unit ini memiliki saluran khusus tersendiri.

Resepsionis dan customer service memerlukan standar dalam cara menerima telepon yang baik.

Hal ini bertujuan untuk efektifitas komunikasi antara pihak luar dan pihak perusahaan.

Standar atau Tatacara menerima telepon adalah sebagai berikut: 

1. Jangan Biarkan Telepon Berdering Lama.

Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. Hal ini akan memberikan kesan positif bagi si penelpon. Kita dianggap bersikap profesional dalam bekerja.

2. Menyebut Identitas atau Nama Perusahaan.

Tujuannya adalah agar si penelepon tahu bahwa dia sudah tepat menghubungi nomor ini.

Atau bisa jadi kebalikannya, dia telah salah menghubungi nomor telepon yang diinginkan, yang dalam bahasa keseharian disebut salah sambung.

3. Ucapkan Salam.

Seperti selamat pagi, selamat siang dan selamat sore.

4. Sebutkan Nama Resepsionis atau Customer Service.

Fungsinya hampir sama dengan poin nomor satu yaitu kejelasan informasi. Tak perlu penelepon menanyakan nama si penerima lagi. Hal ini akan menghemat waktu kedua belah pihak.
Ketiga standar cara menerima telepon di atas jika dirangkum dalam sebuah contoh menerima panggilan telepon adalah sebagai berikut:

"PT Maju Bersama, dengan Anna, Selamat Pagi".

Lihat. Tidak ada kata "Hallo" dan "Ini siapa?" di situ. Seperti bahasan di awal tadi, bahwa cara menerima telepon pribadi dengan perusahaan mesti berbeda.

Jika pribadi, kita bisa menggunakan kata "Hallo" dan "Hallo ini siapa?". Demi keamanan dan menghindari keselamatan pribadi kita, mau tak mau kita harus menutupi identitas pribadi.

Tapi untuk perusahaan malah sebaliknya, kita mesti memberi info yang sangat jelas. 

5. Fokus Kepada Penelepon.

Jika ada rekan kerja di kantor yang mencoba menyela pembicaraan, kita bisa memberikan kode atau isyarat agar bicaranya nanti saja ketika sudah selesai pembicaraan.

Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang mungkin meyinggung perasaan si penelepon.

Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya untuk mengulangi pertanyaan.

6. Menawarkan Bantuan.

Ini penting. Tawaran bantuan adalah poin plus bagi perusahaan. Baik di mata rekan bisnis, masyarakat ataupun di mata customer.

Kita terlihat sangat profesional dalam bekerja atau memberikan pelayanan kepada pelanggan.

7. Tutup Telepon dengan Baik.

Jika pembicaraan sudah selesai, ucapkan terimakasih dan salam. Setelah itu, jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon.

Tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

Jika sudah, tekan terlebih dahulu tombol tempat penyimpanan gagang sebelum meletakkan teleponnya.

Hal yang Perlu Disiapkan:

Siapkan selalu perlengkapan ketika akan menerima telepon, seperti buku catatan, dan alat tulis. Ini penting, agar kita dapat merespon dengan cepat dan tepat.

Jangan sampai terjadi ketika alat-alat mencatat tersebut dibutuhkan kita sibuk mencarinya.

Kasihan si penelepon, waktu dan biaya pulsa tersita oleh ketidaksiapan kita.

Hal-hal yang Tidak Boleh Dilakukan:

1Sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut. Hal ini menghindari suara kita terdengar keras dan tidak nyaman di dengar.

2Usahakan nafas kita saat bicara di telepon tidak terdengar seperti mendengus. Jika ini terjadi, tentunya bisa mengganggu kenyamanan si penelepon.

3Suara yang terlalu keras. Memang komunikasi mesti jelas tapi sewajarnya. Jika tidak, malah mungkin bisa mengganggu.

4 Bicara sambil makan atau berdecak. Hal ini adalah suatu pantangan dan dilarang keras. Sangat mengganggu sekali. Resepsionis akan dianggap sebagai orang yang tidak punya sopan santun.

5Berbicara dengan orang lain selagi berkomunikasi di telepon. Jika dilakukan, si penelepon akan merasa disepelekan dan tidak didengar pembicaraannya. Hal ini bisa menimbulkan kemarahan.

6Nada dengan intonasi kasar atau membentak. Jika kita sedang ada masalah di lingkungan pekerjaan atau masalah bawaan dari rumah, jangan dibawa pula dalam pembicaraan di telepon dengan customer atau siapapun. Bersikaplah profesional.

7Berbicara dengan nada memerintah. Ada resepsionis yang tidak sadar dan belum memahami etika bicara yang baik. Sehingga dalam pembicaraan dengan seseorang sering menyuruh orang lain.

Walau memang mungkin maksudnya tidak ke sana. Tapi tetap saja, hasilnya sama. Contoh: "nanti telepon lagi saja".

Mungkin kalau si penelepon tersinggung akan berkata "memang siapa kamu, berani-beraninya menyuruh saya". Jika itu tidak ingin terjadi, hindari ucapan memerintah.

8Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan apapun. Hal ini sering terjadi. Resepsionis atau customer membiarkan penelepon menunggu tanpa kejelasan.

Tindakan tersebut biasanya mengakibatkan penelepon menelepon ulang dan bisa jadi ada yang marah.
9Nada dan intonasi yang memberi kesan malas atau tak ramah. Untuk customer care atau customer service ini adalah hal yang tidak boleh terjadi. Sangat merugikan perusahaan.

Cara Menerima Telepon yang Baik Internal Perusahaan atau Kantor

Cara menerima telepon yang baik di dalam internal perusahaan hampir sama dengan eksternal perusahaan. Cuma lebih ringkas dalam cara menerima teleponnya.

Contoh percakapan menerima telepon:
"Dengan Dani." Atau;
"Dengan Dani, bisa dibantu?"

Sama, cara menerima telepon ini tujuannya adalah kejelasan informasi dan keefektifan komunikasi di dalam lingkungan kantor tempat bekerja.

Baca juga: Kiat Mudah Menulis

Demikian pembahasan Cara menerima telepon yang baik dalam perusahaan. Semoga jadi ilmu yang bermanfaat. Salam hangat.