Materi Manajemen Inventory Penting untuk Perusahaan & Bisnis Ritel

Ada banyak lowongan kerja yang berkaitan dengan manajemen inventory, bisa dicheck di situs jobsdb atau jobstreet.

Oleh karena itu bagi para siswa/mahasiswa baik yang sudah lulus atau belum, maka ada baiknya untuk mempelajari pengetahuan ini. Siapa tahu, nantinya para pembaca ditempatkan pada posisi tersebut di perusahaan tempat kita kerja.

Sedang untuk para karyawan yang kebetulan bekerja di bagian inventory, ulasan di bawah ini mungkin saja bisa menambal pengetahuan yang tidak ada sebelumnya.

Sedang untuk pengusaha atau pebisnis ritel, materi yang ada merupakan suatu hal yang sangat diperlukan demi suksesnya usaha.

Mari kita mulai.

Materi Manajemen Inventory 

Apa itu Manajemen Inventory?

Istilah "Manajemen Inventory" adalah singkatan dari pengelolaan inventaris yang efisien dengan menghitung, menyimpan, melacak semua inventaris yang ada / yang akan datang secara sistematis.

1. Dasar-dasar Manajemen Inventory

Apa itu Inventory?

Begini, persediaan merupakan salah satu aset terpenting bagi sebuah perusahaan karena perputarannya merupakan pendapatan bagi perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memahami manajemen persediaan dengan benar.

Dalam istilah awam, Inventory; berarti daftar lengkap barang yang dimiliki atau disimpan baik untuk dijual kembali atau sebagai bahan baku untuk menghasilkan produk akhir dan kemudian, pada gilirannya, menjual produk akhir.

Namun, untuk memahaminya secara lebih formal, mari kita lihat beberapa definisi standar inventaris yang diterima secara luas.

Definisi Standar:

Sesuai dengan Kamus APICS (American Production and Inventory Control Society)

Yang dimaksud dengan inventory adalah persediaan yang digunakan untuk mendukung produksi, seperti bahan baku dan Barang Dalam Proses, kegiatan penunjang seperti pemeliharaan, perbaikan, dan perlengkapan operasi, dan terakhir Layanan Pelanggan berupa barang jadi dan suku cadang.

Menurut Penulis Manajemen Operasi, Lee J. Krajewski:

“Inventory dibuat ketika penerimaan bahan, suku cadang, atau barang jadi melebihi pengeluarannya; inventory habis ketika pengeluaran melebihi penerimaan.”

Apa fungsi dasar Inventory?

Ada 4 fungsi dasar utama yang dilayani inventory dalam bisnis.

1. Memenuhi permintaan yang diantisipasi untuk produk
2. Melindungi dari kehabisan stok
3. Memfasilitasi persyaratan produksi
4. Mengelompokkan operasi

Jenis Inventory

Persediaan dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori utama, yaitu:

1. Bahan baku (Raw Material)

Bahan baku atau suku cadang yang dibeli adalah produk mentah yang akan digunakan untuk membuat produk jadi. 

2. Barang 'Work in Process'

Barang 'dalam proses kerja' adalah barang yang hampir selesai dan sedang dalam proses menuju barang jadi.

3. Barang Jadi (Finished Goods)

Produk akhir yang diproduksi oleh industri atau perusahaan yang telah siap dijual oleh para grosir, pengecer, dan lain-lain.

 

Inventory Transit, alias Pipeline Inventory

Persediaan yang sedang dalam perjalanan dari tempat produsen ke pengecer/toko grosir disebut Inventory Transit. 

Kadang-kadang, pengangkutan persediaan membutuhkan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu dalam perjalanan.

Ini adalah persediaan yang terus bergerak dari satu titik ke titik lain dalam rantai pasokan. Terdiri dari pesanan yang telah ditempatkan tetapi belum diterima, dan oleh karena itu, itu juga harus dihitung sebagai inventory.

Buffer Inventory (Inventaris Penyangga) alias Safety Stock (Stok Pengaman)

Safety Stok digunakan untuk menghindari masalah layanan pelanggan dan biaya yang terkait dengan hal ini. Stok yang melindungi terhadap ketidakpastian dalam permintaan, waktu tunggu, dan variasi pasokan. 

Semakin tinggi tingkat layanan yang ingin kita berikan, semakin tinggi pula persediaan pengamannya. 

Dengan cara yang sama, semakin tinggi lead time dan semakin tinggi variasi permintaan, semakin tinggi persediaan pengaman.

Anticipaton Inventory atau Inventarisasi Antisipasi

Adalah persediaan yang digunakan untuk menyerap permintaan konsumen yang tidak merata selama periode waktu tertentu. 

Beberapa perusahaan yang memiliki permintaan musiman yang dapat diprediksi, membangun persediaan selama periode permintaan rendah sehingga ketika periode permintaan tinggi datang, tingkat produksi tidak terpengaruh.

Decoupling Inventory atau Inventaris Terpisah

Ini adalah persediaan yang disimpan di unit manufaktur, dimana stok satu bagian produk disimpan dalam jumlah tertentu sehingga tidak menghalangi pemrosesan bagian produk lainnya. 

Mirip seperti safety stock, tapi bedanya hanya safety stock untuk keperluan internal sehingga permintaan spare part tertentu terpenuhi saat membuat produk jadi.

Cycle Inventory atau Siklus Inventaris

Persediaan siklus juga disebut persediaan ukuran lot. Ini bervariasi langsung dengan ukuran lot. Kuantitas bervariasi dengan waktu yang berlalu antara pesanan. Semakin lama waktunya, semakin besar stok siklus. 

Misalnya, jika kita memesan setiap dua minggu sekali, stok siklus kita akan setara dengan permintaan dua minggu.

 

Maintenance, Repair, and Operating Supplies (MRO)

MRO dengan kata lain adalah Inventory untuk Pemeliharaan, Perbaikan, dan Persediaan Operasi.

Inventory ini adalah produk-produk yang mendukung proses produksi barang jadi seperti pelumas, sekrup dan bantalan bola, sarung tangan, bahan pengepakkan, dan lain-lain.

Barang-barang alat tulis kantor seperti staples, pulpen, dan pensil, kertas, dan sebagainya, juga merupakan bagian dari perlengkapan operasional.

Apa itu Manajemen Inventory?

Manajemen inventory adalah ilmu yang berkembang dengan baik, bukan akal sehat yang sederhana,” kata penulis Tony Wild dalam bukunya 'Best Practice in Inventory Management.'

Dengan kata lain, ini semua tentang proses memesan jumlah produk yang tepat dan melacak semua barang perusahaan, dan menyimpannya di fasilitas yang sesuai untuk memudahkan pengambilan saat menjualnya.

Jejak pertama manajemen Inventaris berasal dari sekitar 50.000 tahun ketika orang biasa menghitung item secara manual dengan bantuan 'tongkat penghitungan'. 

Namun, begitu revolusi industri dimulai, terobosan luar biasa dilakukan di bidang ini dan karenanya berkembanglah manajemen inventory modern dan alat-alatnya.

Jadi mengapa manajemen persediaan begitu penting? mari kita coba mengerti.

 

Inventory / Pelacakan Produk

Pengenal untuk pelacakan produk yang efisien.

Seperti yang telah kita sebutkan sebelumnya bahwa fungsi dasar manajemen inventory adalah untuk melacak inventaris kita, beberapa pengidentifikasian utama memungkinkan pengecer/pedagang grosir untuk melacak inventaris. Mari kita lihat secara detail:

• SKU (Stock Keeping Unit) atau Unit Penyimpanan Stok
• Serialisasi Produk
• Barcode 
• Satuan ukuran

Mengapa Manajemen Inventory itu penting?

“Motto manajemen persediaan adalah meminimalkan biaya penyimpanan sambil mengoptimalkan persediaan.”

Dengan kata lain, untuk mengurangi tingkat stok sekaligus mencapai ketersediaan produk yang lebih tinggi pada saat yang bersamaan. Motif ini hanya dapat dicapai jika persediaan dikelola secara sistematis.

Berikut adalah beberapa alasan penting lainnya tentang pentingnya manajemen inventory:

Memungkinkan Kita untuk melakukan perencanaan dan peramalan secara akurat

Mengelola inventaris membuat semua data di sekitar kita masuk akal. 

Manajemen inventory dapat membantu menganalisis dan membedakan produk antara yang berkinerja baik dan pemakan rak. 

Hal ini meningkatkan perolehan pendapatan dan membebaskan arus kas.

Selain itu, akan sangat bagus jika kita dapat memperkirakan pola pembelian pelanggan dan mengisi kembali inventaris berdasarkan data tersebut. 

Manajemen inventory memberi kita akses untuk melakukan hal-hal seperti ini juga.

Misalnya, berdasarkan statistik inventaris sebelumnya, perkiraan produk "x" akan banyak diminati selama musim penjualan. 

Kita menimbun produk "x" di inventory, dan itu terbayar. Kita tidak hanya akan menghasilkan pendapatan tetapi juga dapat menimbun kembali stok berdasarkan pola penjualan harian pelanggan yang ada.

Meningkatkan Waktu Pengiriman

Saat ini, permintaan pelanggan adalah hal yang mesti diperhatikan dalam pemasaran, apakah itu tentang kualitas produk yang dikirim atau waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk ke pelanggan akhir.

Keterlambatan pengiriman karena kehabisan stok atau salah urus inventaris salah satu penyebab kerugian penjualan karena mempengaruhi reputasi merek kita.

Persediaan yang diatur dan dilacak dengan benar membantu menemukan kapan pesanan tiba dan karenanya memungkinkan kita mengirimkan produk dengan cepat.

Memakai manajemen inventory dapat melindungi kita dari salah urus inventaris dan juga memungkinkan kita meningkatkan kepuasan pelanggan dengan pengiriman yang cepat.

Mengontrol Biaya Inventory

Manajemen inventory adalah tentang mengelola aliran inventaris dalam organisasi kita. Manajemen stok membantu kita lebih memahami stok mana yang berkinerja baik dan stok mana yang hanya menghabiskan ruang rak saja. 

Kuncinya adalah memesan persediaan sebanyak yang dibutuhkan, tidak terlalu sedikit dan tidak terlalu banyak.

Karena peramalan akurat yang dilakukan dengan bantuan sistem manajemen inventaris, kita dapat memesan produk dalam jumlah yang tepat dan karenanya menghemat biaya untuk membeli produk tambahan dan menyimpannya.

Hal ini juga melindungi kita dari menjaga inventaris yang tidak terlalu menuntut, pemesanan ulang, inventaris berlebihan, dan laun-lain. 

Selain itu, manajemen inventaris yang lebih baik membantu kita memahami produk mana yang perlu dipesan ulang dan seberapa sering dari pemasok. Ini dapat membantu kita membuat suatu kesepakatan dengan supplier, sehingga bisa menghemat uang.

Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Bisnis 

Jika kita sering menghabiskan banyak waktu hanya untuk mencari produk yang dipesan oleh pelanggan, mungkin inilah saatnya untuk menginvestasikan waktu ke dalam manajemen inventory. 

Manajemen inventaris mencakup pengalokasian tempat tertentu ke produk tertentu, dan oleh karena itu, kita dapat melacak produk dan jumlahnya dalam waktu yang singkat.

Mengelola produk secara sistematis tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga memungkinkan kita mengalihkan sumber daya manusia ke hal-hal yang lebih mendesak terkait bisnis, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Singkatnya, perusahaan membutuhkan persediaan untuk beroperasi, dan memiliki produk yang tepat, tersedia pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan adalah kunci untuk mencapai tujuan perusahaan. 

Manajemen dan kontrol inventory membantu dalam melakukan hal tersebut; oleh karena itu sangatlah penting sekali.

2. Metode Manajemen Inventory

Jika ingin menyaksikan pertumbuhan dalam bisnis, kita perlu memprioritaskan manajemen inventory, tetapi bagaimana kita memilih metode yang tepat?

Aturan 'Satu ukuran cocok untuk semua' tidak dapat diterapkan untuk memilih metode pengelolaan inventory. Ada berbagai cara di mana inventaris dapat dikelola, dan terserah pada organisasi untuk memilih teknik manajemen inventaris yang paling sesuai dengan bisnis mereka.

Namun, untuk memilih pendekatan terbaik untuk bisnis, kita perlu mengetahui semuanya secara detail sehingga dapat membuat pilihan yang bijaksana.

Mari kita lihat beberapa teknik manajemen persediaan yang umum digunakan secara rinci:

Manajemen Inventaris Abadi (Perpetual Inventory Management)

Metode inventory perpetual dari akuntansi persediaan, seperti namanya, adalah tentang pelacakan persediaan 'terus-menerus' saat bergerak di seluruh rantai pasokan.

Dalam pendekatan ini, manajer gudang terus melacak saldo persediaan, yang berarti stok diperbarui secara otomatis setiap kali barang diterima atau dijual melalui setiap titik penjualan.

 

Manajemen Inventaris Berkala (Periodic Inventory Management)

Berbeda dengan sistem persediaan perpetual, dalam metode persediaan periodik, persediaan tidak dilacak setiap kali penjualan atau pembelian dilakukan. Di sini, persediaan dipantau pada awal dan akhir periode akuntansi.

Manajemen inventory berkala adalah tentang akuntansi stok untuk penilaiannya setelah jangka waktu yang ditentukan. 

Karyawan gudang melakukan penghitungan fisik produk mereka secara berkala sesuai periode yang ditentukan.

 

Analisis ABC

Analisis ABC berasal dari istilah "Prinsip Pareto" yang diambil dari nama ekonom Italia Vilfredo Pareto, yang juga disebut aturan 80/20. 

Prinsip ini menunjukkan bahwa 80% dari total output dihasilkan hanya oleh 20% dari upaya yang berharga.

Dalam hal manajemen stok atau inventory, analisis ABC biasanya memisahkan inventaris menjadi tiga kategori berdasarkan pendapatan dan tindakan pengendalian yang diperlukan.

Inventory Tepat Waktu (Just in Time)

Pemenuhan tepat waktu adalah praktik manajemen inventaris untuk meningkatkan pengembalian investasi sekaligus meningkatkan kualitas produk. 

Metode ini juga membantu dalam mengurangi pemborosan karena barang yang diterima hanya diperoleh pada saat dibutuhkan dalam proses produksi.

Oleh karena itu, seperti namanya, metode persediaan Just-in-time mengacu pada persediaan yang tersedia pada waktu yang tepat dan di tempat yang tepat sesuai permintaan tetapi tidak terlalu banyak menimbun sehingga menciptakan deadstock.

FIFO & LIFO

FIFO atau LIFO adalah metode yang digunakan perusahaan untuk menilai persediaan mereka dan menghitung keuntungan. Jumlah laba yang dihasilkan perusahaan mempengaruhi pajak penghasilannya.

FIFO, singkatan dari First-In-First-Out. Merupakan metode akuntansi persediaan dimana persediaan yang paling tua atau persediaan yang masuk ke gudang terlebih dahulu dicatat terjual terlebih dahulu. FIFO adalah salah satu metode penilaian persediaan yang paling populer digunakan.

LIFO, singkatan dari Last-In-First-Out. Ini adalah metode akuntansi persediaan di mana barang yang diproduksi atau dibeli paling baru dicatat sebagai dijual terlebih dahulu.

Formula Kuantitas Pesanan Ekonomi atau Economy Order Quantity (EOQ)

Kuantitas Pesanan Ekonomis adalah kuantitas yang dirancang untuk membantu perusahaan agar tidak kelebihan atau kekurangan stok persediaan dan meminimalkan investasi modal pada produk yang mereka jual. 

Biaya pemesanan persediaan terkait dengan peningkatan pemesanan dalam jumlah besar. Namun, karena penjual ingin meningkatkan ukuran persediaan, biaya penyimpanan juga meningkat.

EOQ adalah titik yang mengoptimalkan kedua biaya ini yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang berbanding terbalik.

Inventory yang Dikelola Vendor atau Vendor Managed Inventory

Vendor Managed Inventory adalah salah satu model bisnis paling populer untuk mengelola inventaris dan tidak heran jika perusahaan terbesar di dunia seperti Walmart, Tesco, dan Amazon menggunakan metode ini.

Vendor-managed inventory (VMI) adalah model bisnis dimana pembeli suatu produk memberikan informasi tertentu kepada vendor atau pemasok produk itu dan pemasok bertanggung jawab penuh untuk mempertahankan tingkat persediaan bahan yang disepakati, biasanya sesuai keinginan pembeli, lokasi atau toko

Two Bin Inventory Control

Seperti namanya, metode ini terdiri dari dua tempat sampah plastik identik yang digunakan secara bergantian. Keduanya diisi dengan komponen yang dipasang ke produk akhir.

Para pekerja di jalur produksi harus menggunakan tempat sampah pertama sampai dikosongkan. Setelah nampan pertama digunakan sepenuhnya, mereka akan mulai menggunakan nampan kedua. Yang kosong akan bertindak sebagai sinyal untuk pengisian.

Dengan demikian, pembuatan dilanjutkan tanpa menghentikan jalur untuk mengambil komponen yang diperlukan. Dalam kebanyakan kasus, barang-barang ini digunakan dalam barang setengah jadi yang berada di tahap akhir produksi.

Hitungan Siklus Inventory

Hitungan siklus adalah subtipe dari metode manajemen persediaan perpetual. Ini digunakan untuk tujuan audit. Selain proses internal, audit ini juga diperlukan untuk tujuan akuntansi keuangan atau kepatuhan perpajakan. 

Dalam hitungan siklus, bagian terbatas dari total persediaan dihitung pada satu waktu untuk membentuk angka untuk seluruh stok. Sebagai teknik pengambilan sampel, ini memanfaatkan data dari sebagian kecil untuk mengukur gambaran yang lebih besar.

Inventory FSN

Persediaan yang bergerak cepat, bergerak lambat, dan tidak bergerak, alias analisis FSN, metode ini tentang memisahkan produk berdasarkan tingkat konsumsi, kuantitas, dan tingkat penggunaan persediaan.

3. Proses Populer dalam Mengelola Inventory

Proses yang baik memberikan hasil yang baik. Ini terutama proses yang membuat kita berada tepat di tempat seharusnya pada waktu yang tepat. Begitu juga dengan proses manajemen persediaan.

Pendekatan yang tepat dan modern akan memungkinkan kita untuk mengelola inventaris, pesanan, pengiriman, pengembalian sedemikian rupa sehingga dapat melacak barang dengan mudah dan efisien pada titik tertentu.

Terutama ada dua proses populer untuk mengelola inventory. Dimana sudah lewat hari-hari ketika semuanya ditangani dengan pena dan kertas.

Teknologi telah memungkinkan kita untuk merekam semua data penting dengan cara digital yang mudah diakses.

Mengelola Inventaris di Lembar Excel

“Melacak inventaris bisa menjadi tugas yang rumit jika tidak dikelola dengan baik dengan alat yang tepat.”

Spreadsheet adalah cara paling sederhana untuk mengelola inventaris dan data terkait seperti stok, penjualan, pembelian, pesanan, pemasok, dan laporan tingkat dasar secara gratis.

Dengan bantuan kemampuan matematika tingkat lanjut, lembar excel dapat digunakan dengan nyaman untuk mengatur dan mengoperasikan berbagai aspek inventaris dan manajemen bisnis dengan mudah. 

Kita juga dapat menggunakan excel dengan aplikasi lain untuk melewati situasi menantang dalam bisnis yang membutuhkan keterampilan perhitungan yang luar biasa.

Buat lembar grup, gunakan hasil pencarian filter, dan dapatkan informasi tentang perubahan inventaris secara instan. Cukup mudah untuk mengetahui kekurangannya dan memperbaikinya dengan cepat tanpa membuang banyak waktu dan uang.

Software Manajemen Inventory

Seperti disebutkan sebelumnya, persediaan adalah tulang punggung dari bisnis komoditas apa pun, dan oleh karena itu, mengelolanya dengan benar menjadi penting.

Menggunakan lembar excel untuk manajemen inventaris adalah proses untuk usaha kecil dengan produk terbatas tetapi bagaimana ketika kita memperluas bisnis dan mulai menjual secara online?

Kita memerlukan alat yang lebih baik untuk mendapatkan penghitungan inventaris yang akurat, pengambilan stok, pelacakan inventaris secara real-time, menemukan inventaris, mengelola pesanan, mengirim dan menerima pesanan, dll. Saat itulah sangat penting untuk menggunakan perangkat lunak manajemen inventory.

Perangkat lunak manajemen inventaris efisien tidak hanya dalam menangani tugas-tugas terkait inventory tetapi juga dapat mengotomatiskan seluruh proses operasi eCommerce. 

Kita bisa dengan mudah mengelola operasi back-end penjualan produk di beberapa saluran, beberapa lokasi, dan dalam multi-mata uang dengan menggunakan satu perangkat lunak tunggal.

4. Tantangan dalam Manajemen Inventory

Penyusutan Inventory

Penyusutan persediaan adalah suatu fenomena dimana persediaan yang tersedia lebih sedikit karena keadaan yang tidak terduga seperti pencurian, produk rusak, atau produk kadaluarsa.

Ini adalah salah satu masalah terbesar yang harus dihadapi oleh manajer rantai pasokan dan karena kekurangan persediaan semacam ini disebabkan oleh faktor-faktor yang tidak diketahui. Namun, penyusutan persediaan dapat dihindari dengan mengikuti beberapa langkah sederhana yang dibahas dalam artikel.

Stok Mati atau Deadstock

Jika kita pernah terjun ke bisnis ritel, pasti pernah menghadapi masalah memiliki tumpukan persediaan yang tidak pernah terjual. Inventaris yang tidak terjual ini berada di tangan untuk jangka waktu yang lebih lama tanpa kemungkinan terjadi penjualan di masa depan dalam waktu dekat disebut deadstock.

Deadstock adalah masalah yang panas, tidak hanya untuk bisnis kecil tetapi juga raksasa besar seperti H&M. Untungnya, ada cara untuk menghilangkan stok semacam itu dan itu dibahas dalam panduan penting kami di sini.

Stok Habis

Salah satu mimpi buruk terburuk bagi pengecer mana pun adalah kehabisan stok inventory tertentu, terutama saat permintaan tinggi. 

Kehabisan stok pada saat produk sangat diminati berarti hilangnya pendapatan yang diperoleh perusahaan dan juga menurunkan kredibilitas perusahaan.

5. Praktik Terbaik untuk Manajemen Inventory

Seperti dibahas sebelumnya manajemen persediaan adalah tugas penting saat menjalankan manufaktur atau unit ritel. Ada serangkaian praktik tertentu yang dilakukan oleh pedagang grosir atau penjual eceran yang sukses melewati batasan dan praktik yang sangat menguntungkan ini dibahas secara rinci dalam praktik terbaik kami untuk panduan manajemen inventaris.

Untuk mengoptimalkan inventaris dan meminimalkan biaya penyimpanan, kita harus mempraktikkan beberapa praktik industri terbaik.

Berikut adalah beberapa yang berguna untuk diikuti. 

Menjaga Keamanan Stok

Setiap pengecer menyimpan persediaan sesuai dengan permintaan rata-rata pelanggannya. Sekarang, terkadang ada lonjakan penjualan. Artinya, kita akan segera kehabisan stok lebih cepat daripada proses pengisian kembali inventaris. Dalam situasi seperti itulah kita membutuhkan persediaan pengaman.

Stok pengaman dengan demikian membantu mencegah kehabisan stok ketika ada variasi permintaan dan penawaran yang tinggi. 

Misalnya, dalam situasi pandemi Coronavirus saat ini, pemasok tidak dapat menyediakan produk yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu atau dalam jumlah yang tepat yang diharapkan oleh pengecer. 

Sekarang dalam situasi seperti itu, jika pengecer telah menyimpan stok pengaman maka itu akan membantunya melakukan penjualan dan membuat pelanggannya senang.

Peramalan (Forecasting) dan Perencanaan Permintaan

Peramalan Permintaan adalah proses ilmiah memperkirakan permintaan masa depan untuk produk dalam hal kualitas, kuantitas, dan faktor pendorong. 

Penggunaan hasil akhir yang dihasilkan dari peramalan dilakukan untuk mengkalibrasi proses bisnis dan menetapkan target untuk tim penjualan.

Berikut adalah beberapa alasan paling signifikan untuk memasukkan peramalan permintaan sebagai proses bisnis inti:

• Membantu dalam merancang rencana penjualan dan pemasaran bersama dengan anggaran masing-masing.
• Mereka juga meletakkan dasar untuk anggaran induk perusahaan.
• Data yang tersedia dari pengalaman ini akan memberikan wawasan tentang kapasitas pabrik yang dibutuhkan untuk memenuhi target.
• Berkontribusi pada strategi penetapan harga.
• Menunjukkan jenis peralatan yang dibutuhkan, proses produksi, jenis produk, dan komponen serta volume produksi.
• Membantu dalam merancang strategi pengadaan dengan memahami konsumsi berbagai bahan baku dan manajemen rantai pasokan.

Perencanaan Barang

Pengecer zaman modern mungkin tidak menanyakan pertanyaan ini karena mereka tahu betapa pentingnya perencanaan barang dagangan; Namun, bagi para pemula atau yang menganggap hal itu tidak terlalu penting, berikut beberapa alasan mengapa harus merencanakan barang.

Perencanaan barang dagangan dapat membantu mengamankan gudang kita dengan cara yang meningkatkan rasio perputaran persediaan.

Ini mengurangi biaya penyimpanan persediaan karena ada lebih sedikit persediaan yang tidak diinginkan di gudang dan karenanya lebih sedikit tenaga kerja, lebih sedikit biaya pemeliharaan, lebih sedikit kerugian karena keusangan karena sebagian besar stok dijual, lebih sedikit penyusutan persediaan, dll.

Membawa nilai tambah bagi perusahaan karena pelanggan sangat jarang pulang dengan tangan kosong dan memiliki cukup pilihan untuk membandingkan produk untuk melakukan pembelian.

Merchandising Visual Ritel

Sederhananya, visual merchandising berarti tampilan visual toko. Saat memasuki toko, kemungkinan besar kita pertama kali akan tertarik dengan tampilan visual di toko. 

Hal ini bisa mencakup aspek seperti tampilan jendela, gaya dekorasi, perlengkapan, dan banyak lainnya yang memberikan identitas visual pada toko.

Visual Merchandising selalu menarik lebih banyak pelanggan. Jadi, pamerkan produk terbaik kita, buat mereka atraktif dan cantik, bawa orang-orang untuk window shopping, dan pamerkan toko milik kita!

Kita dapat meningkatkan Nilai Merek dengan merchandising visual yang sesuai. Semakin menarik tampilan toko, semakin banyak pelanggan yang lebih suka mengunjungi toko tersebut. Dengan cara ini, nilai merek akan meningkat serta dikenal. 

Jangan heran, jika dalam waktu singkat, orang-orang sudah mulai mengenal nama kita.

Kita tahu, ketika pelanggan masuk, itu jelas menunjukkan bahwa mereka memiliki minat terhadap produk kita. Nah, ketika merek kita meningkat nilainya dan pelanggannya meningkat, tidak heran jika penjualan juga akan tumbuh.

Rasio Perputaran Persediaan atau Inventory Turnover Ratio

Rasio Perputaran Persediaan adalah kunci untuk pengisian kembali stok yang efisien. 

Pengisian Stok

Dalam istilah awam, pengisian kembali stok adalah praktik umum untuk memastikan bahwa jumlah produk yang tepat tersedia pada waktu yang tepat.

Studi yang dilakukan oleh Harvard Business Review, “72% kehabisan stok disebabkan oleh praktik pemesanan dan pengisian ulang yang salah—pengecer memesan terlalu sedikit atau terlalu terlambat, menghasilkan perkiraan permintaan yang tidak akurat, atau salah mengelola inventaris.”

Persentase yang mengkhawatirkan tersebut menunjukkan bahwa pengisian kembali persediaan harus dilakukan secara tepat waktu dan juga dengan cara yang sistematis.

Singkatnya, pengisian ulang Stok yang dilakukan dengan benar membantu menghilangkan kehabisan stok dan kelebihan stok. Dimana keduanya terbukti sangat mahal dalam Manajemen Rantai Pasokan.

Paket Produk atau Product Bundling

Pengecer menggabungkan beberapa produk dalam satu paket dan menjadikannya kesepakatan yang lebih baik melalui beberapa jenis penawaran menarik. Ini disebut bundling produk.

Biasanya, pengecer akan menggabungkan barang yang bergerak lambat dengan barang yang bergerak cepat yang sesuai sehingga ia dapat meminimalkan kehilangan persediaan untuk barang yang bergerak lambat. 

Ketika bundling produk digunakan dengan benar, itu dapat meningkatkan penjualan dan meningkatkan konversi.

Kita dapat menggabungkannya dengan strategi pemasaran lain, dan itu sebenarnya tidak mahal.

Karena ini adalah strategi yang efektif di banyak level, maka patut dicoba. 

Persyaratan Manajemen Inventory Penting

Harga Pokok Penjualan atau Cost of Goods Sold (COGS)

Harga Pokok Penjualan (HPP) adalah biaya langsung produksi barang atau produk yang dijual dari persediaan. Jumlah ini termasuk juga biaya material tambahan yang digunakan untuk pengiriman dan pengemasan barang.

Secara metodis:

HPP = Persediaan Awal + Pembelian selama periode tersebut – Persediaan Akhir

Karena inventaris adalah aset, sampai produk tetap menjadi bagian dari inventory, jumlah produk itu tetap ada di akun aset. Segera setelah produk terjual, jumlah tersebut (bersama dengan semua biaya tambahan) masuk ke akun pengeluaran yang juga disebut 'harga pokok penjualan'.

HPP selalu muncul pada laporan laba rugi dan juga digunakan untuk pengukuran persediaan.

Efek Bullwhip (Bullwhip Effect)

Bullwhip Effect adalah fenomena dalam rantai pasokan dan saluran distribusi di mana prakiraan mengungkapkan inefisiensi rantai pasokan. 

Ini sebagian besar terjadi ketika penjual menjadi sangat reaktif terhadap permintaan konsumen, dan pada gilirannya, mengintensifkan harapan di sekitarnya, menyebabkan efek domino di sepanjang rantai.

Komunikasi yang lebih baik di antara mitra rantai pasokan, metode peramalan yang lebih baik, dan pendekatan yang sangat didorong oleh permintaan dapat membantu mengurangi pemborosan inventaris atau kelebihan stok yang dihasilkan dari bullwhip effect.

Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point)

'Titik pemesanan ulang' atau 'jumlah pesanan pengisian ulang' adalah tingkat persediaan yang digunakan untuk menentukan kebutuhan pengisian kembali persediaan. 

Saat stok mencapai titik pemesanan ulang, penjual dapat melepaskan pesanan pembelian baru ke pemasok untuk diisi ulang. Total waktu antara pembuatan PO dan penerimaan stok yang siap dijual disebut 'lead time'. Apa pun di bawah titik pemesanan ulang adalah persediaan pengaman.

Rumus:

(Rata-rata unit harian terjual x Waktu pengiriman) + Stok pengaman

Penjual selalu disarankan untuk menetapkan titik pemesanan ulang dengan mempertimbangkan waktu tunggu, perkiraan penjualan, dan jumlah stok pengaman pada titik waktu tertentu; karenanya menghindari situasi stok rendah atau kehabisan stok; hal yang dilakukan penjual berpengalaman.

Analisis ABC / Pareto

Analisis ABC / Pareto adalah teknik pengendalian persediaan berdasarkan prinsip Pareto, menurut ekonom Italia yaitu Vilfredo Pareto. 

Juga disebut aturan 80/20, prinsip ini menunjukkan bahwa 80% dari total output hanya dihasilkan oleh 20% dari upaya yang berharga. 

Analisis ABC biasanya memisahkan persediaan menjadi tiga kategori berdasarkan nilai dan tindakan pengendalian yang diperlukan: 'A' adalah 20% dari persediaan dengan nilai 15%; 'B' adalah persediaan 30% dengan nilai 15%; sedangkan 'C' adalah persediaan 50% dengan nilai 5% dan karenanya diperlakukan sebagai yang paling liberal.

Ini hanya angka sugestif dan bervariasi dari perusahaan ke perusahaan tetapi cenderung mengikuti pola yang sama. Analisis ini membantu manajer bisnis untuk menarik lebih banyak perhatian pada beberapa yang kritis (A) dan lebih sedikit pada banyak yang sepele (C) dan memfokuskan upaya pengendalian persediaan di tempat yang akan memiliki efek terbesar.

 

Lead Time

Waktu yang dibutuhkan oleh pemasok untuk memasok pesanan yang diperlukan setelah pesanan pembelian dilakukan disebut Lead Time. Juga disebut waktu antara penempatan pesanan pembelian dan penerimaan barang yang dipesan.

Jika pemasok tidak dapat menyediakan barang pesanan yang dibutuhkan tepat waktu, penjual harus menyimpan stok cadangan untuk menghindari segala bentuk penghambat bisnis. Semakin lama lead time, semakin besar jumlah barang yang harus disimpan sebagai cadangan sejak awal.

 

Data Besar (Big Data)

Big Data mewakili sejumlah besar data yang dihasilkan manusia, dalam bentuk terstruktur atau tidak terstruktur, sebagai hasil dari berbagai sumber – media sosial, transaksi online, konten perusahaan, email, perangkat seluler, aplikasi, database, server, dan sarana lainnya.

Pentingnya data besar tidak berkisar pada berapa banyak data yang dimiliki, tetapi apa yang kita lakukan dengannya. 

Big Data, ketika ditangkap, diformat, dimanipulasi, dan dianalisis, dapat membantu perusahaan mendapatkan wawasan yang berguna dan mengambil keputusan organisasi yang kritis dan lebih baik.

Bundling dan Kitting

Bundling dan Kitting adalah teknik penjualan untuk mengelompokkan produk / SKU yang terpisah tetapi terkait ke dalam set yang dapat dijual, dikemas, atau dikirim sebagai satu unit atau pesanan, sehingga membantu penjual untuk meningkatkan nilai total pesanan.

Katakanlah, misalnya, perlengkapan sampo dan kondisioner, atau PC dengan drive atau perangkat lunak, atau sebuah kaos. Terkadang, penjual juga menggunakan kitting/bundling untuk memperkenalkan produk baru beserta produk yang sudah ada untuk promosi atau soft-launch.

Teknik ini banyak digunakan oleh toko, mall, maupun penjual online karena manfaatnya yang melimpah.

 

Last-in-First-out (LIFO) atau Masuk Terakhir Pertama Keluar

Last-in-First-out (LIFO) adalah metode yang digunakan untuk menghitung persediaan dimana produk yang paling baru diproduksi dianggap terjual terlebih dahulu. 

Ini adalah teknik asumsi aliran biaya yang hanya digunakan oleh Perusahaan dalam memindahkan harga pokok produk yang paling baru dibeli, dari persediaan ke harga pokok penjualan (COGS). Ini berarti bahwa biaya produk terlama akan dilaporkan sebagai persediaan.

Metode pengendalian persediaan LIFO telah populer di AS karena inflasi dan fakta bahwa perusahaan dapat mengaitkan biaya inflasi terbaru mereka dengan penjualan, sehingga melaporkan penghasilan kena pajak yang lebih sedikit.

 

Persediaan Permintaan Saat Ini (Current Demand Inventory)

Persediaan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan yang diharapkan segera disebut Current Demand Inventory. Satu-satunya perbedaan antara permintaan masa depan dan permintaan saat ini adalah, dalam permintaan saat ini kita perlu menerapkan periode di mana kita memerlukan inventaris. Permintaan di masa mendatang tidak memerlukan garis waktu tertentu. 

Misalnya, jika kita memiliki persyaratan persediaan untuk hari esok secara khusus, maka itu dapat disebut sebagai Persediaan Permintaan Saat Ini.

Permintaan Override (Demand Override)

Demand Override adalah penyesuaian kuantitas tetap yang digunakan untuk menggantikan atau mencadangkan permintaan yang ada atau bahkan riwayat permintaan yang ada. Hal ini juga dapat menjadi faktor yang dapat dipertimbangkan untuk mengubah atau menyesuaikan permintaan.

Days of Inventory on Hand

'Days of inventory on hand’ adalah rasio yang mengukur jumlah hari rata-rata suatu barang disimpan dalam persediaan. Karena biaya persediaan merupakan biaya peluang dana, rasio ini menunjukkan seberapa baik persediaan dikelola dan merupakan salah satu elemen dalam menentukan siklus operasi perusahaan.

R

Jumlah unit dalam inventory × 365 / Penggunaan tahunan dalam sejumlah unit

Peramalan Kotak Hitam (Black Box Forecasting)

Sistem peramalan yang secara otomatis menganalisis dan membuat keputusan peramalan tanpa masukan manusia disebut  Peramalan Kotak Hitam. 

Seperti namanya, 'peramalan kotak hitam' melacak kelanjutan dan penjualan produk tertentu.

Hal ini lebih seperti mengubah sistem manajemen inventaris kita ke mode 'autopilot'.

Backflush

Backflush adalah pendekatan akuntansi, yang digunakan dalam lingkungan Just-in-Time (JIT), di mana penetapan biaya ditunda hingga barang jadi. Biaya kemudian 'dibilas' kembali pada akhir proses produksi dan dibebankan ke barang. 

Pendekatan ini membantu menghilangkan semua akun barang dalam proses dan pembebanan biaya secara manual ke produk selama berbagai tahap produksi.

Akuntansi Backflush sepenuhnya otomatis, dengan komputer yang menangani semua transaksi. Biaya backflush mungkin tidak selalu sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dan juga kurang mempertimbangkan jejak audit berurutan.

Backflushing tidak cocok untuk proses produksi yang lama, juga untuk produksi produk yang disesuaikan.

Penyusutan Inventory

Penyusutan inventory adalah kelebihan persediaan yang terdaftar dalam catatan akuntansi persediaan, tetapi tidak ada lagi karena beberapa alasan lain.

Penyusutan inventory bisa karena kerusakan barang selama pengiriman, pembusukan jika dalam jumlah minimal dapat diabaikan. Jika penyusutan terjadi secara berlebihan, salah urus, pencurian oleh karyawan, pencatatan yang salah, penguapan atau masalah serupa dapat menjadi penyebabnya.

Rata-Rata Pergerakan (Moving Average)

Rata-rata pergerakan adalah metode peramalan permintaan yang menggunakan data aktual terkini untuk menghitung permintaan rata-rata selama periode waktu tertentu. Ini menghilangkan efek fluktuasi acak dan paling berguna ketika permintaan telah menunjukkan tren atau fluktuasi musiman.

Rata-rata pergerakan = Permintaan pada periode 'n' sebelumnya / 'n'

Disebut 'pindah/bergerak' ​​karena sebagai nomor permintaan baru diperhitungkan; nomor tertua di set turun, menjaga periode waktu terkunci. 

Misalnya, jika ingin menghitung rata-rata pergerakan tiga bulan pada tanggal 1 Agustus, kita akan menghitung permintaan rata-rata untuk bulan Mei, Juni, dan Juli. 

Selanjutnya, pada tanggal 1 September, kita akan menggunakan permintaan Mei, Juni, dan Juli untuk penghitungan.

 

Economic Order Quantity (EOQ)

Kuantitas Pesanan Ekonomi adalah metode untuk menghitung jumlah stok yang perlu dipesan ulang, dengan mempertimbangkan permintaan untuk item/produk tertentu dan biaya penyimpanan inventaris kita.

EOQ adalah istilah yang menjawab pertanyaan,

“Berapa jumlah stok yang harus saya pesan ulang untuk mengisi kembali inventory?”

Ini pada dasarnya adalah jumlah ideal yang harus dibeli perusahaan untuk persediaannya.

Kanban

Kanban ('sinyal visual' atau 'kartu' dalam bahasa Jepang) adalah sistem penjadwalan visual yang terkait dengan produksi Just-in-Time (JIT) yang memberi tahu kita 'apa – kapan – berapa banyak yang harus diproduksi. 

Sistem Kanban pertama dikembangkan oleh Taiichi Ohno dari Toyota Automotive, yang bertujuan untuk mengatasi produksi yang tidak memadai & tidak efisien; dan mengendalikan persediaan secara optimal.

Sistem Kanban memvisualisasikan keduanya – alur kerja dan pekerjaan aktual yang melewati alur. Dengan cara ini, kanban membantu menghindari gangguan pasokan dan kelebihan stok atau bahan mentah pada setiap tahap dalam rantai nilai. Jadi tidak ada stok yang masuk kecuali & sampai ada tempat untuk itu.

Kanban secara bertahap meningkatkan proses yang sedang berjalan; apakah itu pengembangan perangkat lunak, rekrutmen, penjualan, pengadaan, dan lain-lain, daripada mengubah semua dari pokoknya.

Hitungan Siklus

Hitungan siklus adalah praktik audit inventory yang efisien dan hemat biaya di mana sebagian kecil inventaris, di lokasi tertentu, dihitung pada hari tertentu. 

Hal ini untuk memastikan keakuratan persediaan tanpa harus menghitung seluruh persediaan dan hasilnya dapat digunakan untuk menyimpulkan hasil dari total persediaan. 

Jadi, setiap akurasi atau kesalahan yang ditemukan dapat diasumsikan terjadi untuk keseluruhan inventaris.

Penghitungan siklus biasanya dilakukan secara terus-menerus, seringkali mingguan atau bulanan, sehingga tidak terlalu mengganggu dibandingkan penghitungan fisik penuh yang memerlukan penghentian fungsi sehari-hari. 

Barang yang bergerak cepat dan lebih mahal biasanya dihitung lebih sering daripada barang yang bergerak lebih lambat dan lebih murah.

Inventory Konsinyasi

Persediaan konsinyasi adalah jumlah stok yang dimiliki pelanggan, namun dimiliki oleh pemasok. Dalam skenario ini, pemasok mengalokasikan sebagian persediaannya kepada penjual, yang hanya tersisa di gudang pemasok. 

Penjual berhak untuk menjual produk tersebut atas namanya kepada pelanggan akhirnya, baik melalui toko fisik atau pasar online. Hanya ketika penjual menjual atau mengkonsumsi bagian dari persediaan, itu dianggap dibeli dari pemasok.

Contoh:

Sebuah gym dan pemasok suplemen protein. Tidak ada inventaris di gym, tetapi ada di pemasok. Segera setelah pelanggan membeli dari gym, item dari inventaris konsinyasi dengan pemasok dianggap telah terjual. Sampai tidak ada pembelian, pemilik inventaris itu adalah pemasok, dan bukan gym.

Penutup

Jika pembaca ingin menambah skill untuk bekerja di perkantoran selain pengetahuan mengenai inventory ini, silahkan baca juga: Fungsi Tombol CTRL Microsoft Word dan beberapa artikel lainnya yang ada di blog ini, silahkan dibuka-buka.

Demikian Materi Manajemen Inventory ini kami hadirkan. Makalah yang bersumber dari orderhive.com. Semoga ilmu yang ada bermanfaat bagi para pembaca. Salam.